При счетоводното обслужване през една система могат да преминават десетки компании, всяка със своите служители, договори, възнаграждения, отсъствия и особености. Затова дори малко неудобство в ежедневната работа може да се превърне в сериозна загуба на време, когато се повтаря стотици пъти месечно.
Първият критерий трябва да бъде организацията на информацията. Добрият ТРЗ софтуер трябва ясно да разделя отделните фирми и техните служители, но едновременно с това да позволява бързо преминаване между тях. Ако за всяка операция са необходими множество действия, отваряне на различни файлове или повторно въвеждане на едни и същи данни, системата трудно ще бъде ефективна при по-голям брой клиенти.
Особено важно е как се поддържат трудовите досиета. Един служител не е просто име и размер на заплатата. С течение на времето могат да се променят длъжност, възнаграждение, работно време и други обстоятелства. Има отпуски, болнични, допълнителни възнаграждения, прекратяване на трудови правоотношения и различни документи, които трябва да бъдат обработени и проследени.
Затова при избора не трябва да се гледа само дали програмата „изчислява заплати“. По-важният въпрос е колко добре управлява целия процес около тях.
Автоматизацията също има огромно значение. При обслужването на много компании най-голямата загуба на време идва от повтарящите се операции. Ако информация, която вече съществува в системата, трябва да бъде въвеждана отново на друго място, вероятността за технически грешки се увеличава.
Добре проектираният ТРЗ софтуер трябва да намалява именно тази ръчна работа. Това не означава счетоводителят да разчита сляпо на автоматизацията. Професионалният контрол остава необходим, но времето му е по-разумно да бъде използвано за проверка на резултатите и решаване на специфични казуси, вместо за механично прехвърляне на информация.
Справките са друг критерий, който често се подценява при първоначалния избор. В ежедневната работа постоянно възникват въпроси за определен служител, период или клиент. Ако намирането на конкретна информация изисква отварянето на множество екрани и файлове, това забавя работата.
Особено полезна е възможността данните да бъдат филтрирани и извеждани според различни критерии. Счетоводителят трябва бързо да може да получи необходимата информация, без всеки път да създава отделна Excel таблица и да обработва данните ръчно.
Не по-малко важни са актуализациите. ТРЗ дейността е пряко свързана с нормативни изисквания, които се променят. Софтуерът трябва да бъде поддържан активно, а актуализациите да се извършват достатъчно бързо при промени, които засягат изчисленията, документите или подаването на информация.
Това е добър въпрос, който да бъде зададен още преди избора на система: как се извършват актуализациите и какво се случва при нормативна промяна?
Сигурността на данните също е критична. Една счетоводна къща Варна, София или друг град може да обработва лична и финансова информация за стотици служители от различни компании. Това означава, че трябва да има ясни правила кой потребител до каква информация има достъп.
Ако в счетоводната къща работят няколко служители, системата е добре да позволява индивидуални профили и различни нива на достъп. Също толкова важно е как се правят резервните копия и как може да бъде възстановена информацията при технически проблем.
При облачните ТРЗ системи има и друго предимство – възможността за работа от различни места и устройства. Това може да бъде удобно за счетоводни къщи с повече от един офис или служители, които понякога работят дистанционно. В този случай обаче сигурността на достъпа става още по-важна.
Цената също трябва да се разглежда внимателно. Най-евтиният софтуер невинаги е най-евтиното решение в дългосрочен план. Ако програмата спестява няколко часа работа всеки месец, разликата в абонамента може да бъде незначителна спрямо спестеното време.
Добре е да се провери и как се формира цената – според броя фирми, служители, потребители или използвани функционалности. За счетоводна къща това е особено важно, защото броят на обработваните компании и служители може постепенно да се увеличава.
Миграцията на данните е още един практически въпрос. Смяната на ТРЗ система може да бъде трудна, ако години наред е натрупвана информация в друга програма. Преди избор трябва да се установи какви данни могат да бъдат импортирани и колко ръчна работа ще бъде необходима при преминаването.
Накрая идва един от най-подценяваните критерии – колко лесно се работи със самия софтуер. Система с десетки функции няма особена стойност, ако ежедневните операции са сложни и бавни. При счетоводна къща няколко спестени действия при обработването на един служител могат да означават стотици или хиляди по-малко действия в рамките на годината.
Затова добрият ТРЗ софтуер не е непременно този с най-дългия списък от функции. По-важно е системата да отговаря на реалния работен процес – да организира добре множество фирми, да намалява ръчните операции, да поддържа необходимата история, да предоставя удобни справки и да защитава чувствителната информация.
Най-добрият тест е да се разгледа един обикновен месец в счетоводната къща и да се проследи целият процес – от получаването на информацията от клиента до приключването на заплатите и необходимите документи. Ако софтуерът прави този процес по-кратък, по-прегледен и по-малко зависим от ръчни операции, тогава той действително изпълнява основната си задача.
